廖啟政  /  蘭陽博物館研究典藏組組長

蘭陽博物館於81年成立「博物館籌建規劃委員會」，93年正式成立為縣府二級單位。期間曾於83年、85年兩次委託國立自然科學博物館籌組委員會，執行「蘭陽博物館整體規劃」、「蘭陽博物館軟硬體規劃與設計計畫」兩項計畫。83年的計畫中，提供了地方博物館的相關文獻，作為基礎資料。85年的委託計畫中，則詳盡的規劃了本館的整體發展計畫，對本館提供了規劃理念及實施的大綱。該計畫分為六項子計畫，分別為1.經營管理發展計畫、2.展示設計細部計畫、3.蒐藏研究計畫、4.教育活動計畫、5.建築庭園景觀和公共設施工程細部計畫、6.類博物館調查與推動發展計畫。本文即是摘錄85年的委託計畫中，對於本館蒐藏研究的目標、原則及對實際蒐藏內容之建議。

博物館主要的業務是蒐藏、研究、展示及教育解說，蒐藏品是博物館的基礎，蒐藏品所代表的文化內涵，可透過展示、教育、解說等活動加以傳播。然而，由於各博物館的背景、定位、目標、特性、空間等因素，影響了博物館功能或目標，進而影響了實際的蒐藏內容。

 

隨著時代變遷，展示、教育、解說、遊憩、休閒等功能在博物館的地位愈來愈重要，蘭陽博物館並非先有藏品而後才蓋館舍，也沒有國家級博物館有龐大財力作為後盾，加上蒐藏本身是昂貴的行為，因此需有一套蒐藏政策作為指導原則，來規劃蘭陽博物館的蒐品。

 

現代博物館的蒐藏，主要是有主題、有計畫、有系統的目標性蒐藏，蘭博定位為一個中型博物館，蒐藏目標概括為下列幾項：1.展示性蒐藏、2.研究性蒐藏、3.教育性蒐藏、4.維護保存性蒐藏。

一、標本文物取得

 

標本取得方式包括購買、採集、捐贈、交換、特約製作，不論採任何方式，本館皆必須確實擁有完整的所有權及使用權，提供人必須保證經由合法程序獲得標本。採集所取得的標本需詳細紀錄其背景資料。

 

購買—標本文物購入前，須邀請專家學者進行評估及審核，並依政府採購法相關規定完成程序。凡付費取得之標本或文物，必須具備收據及具結書，確實產權及來源明確；若涉及保育法或資產保護法，須具備合法採集的文件。標本文物入館後，需另備評估意見及審核紀錄。標本購買流程見第八項。

 

採集—由研究人員在田野工作時，以專業素養之科學方法採集而得之標本或文物。

 

捐贈—由擁有所有權或合法代理權的私人或團體捐贈本館標本或文物。須具備評估意見、審核紀錄及捐贈契約。標本捐贈流程見第九項。

 

交換—本館與教育單位或研究機構互換而得的標本，需有雙方往返的文件及接收的證明文件。

 

特約製作—本館基於展示、收藏、研究及教育功能的需求，特別與專家簽訂合約製作而取得，本館擁有製作物的完整所有權與使用權。

 

標本或文物入館前，透過上述任何一種方式，皆須經過本館邀集1~2位專家進行審議；未進行審議之標本或文件，可作為研究或教育展示用途。不論標本或文物之取得方式為何，每一次都是獨立個案，以客觀、合法及合理之考量，才能決定是否接受為入藏標本文物。

 

蘭陽博物館標本審議委員會及標本審議辦法，經研究典藏組擬定並經過館務會議通過及主管核可後實施。

 

二、館員的倫理守則

 

蒐藏人員或參與標本文物審議會的成員，應於在館服務期間暫停個人相關蒐藏，並在合法範圍且不違背博物館倫理的情況下進行標本文物的蒐藏、複製、借貸及註銷等一切行為。

 

三、標本文物的註銷

「註銷」乃將某一標本文物從蒐藏品中永遠除去的正式手續。本館標本文物在組與組間的移轉不必註銷，但若由典藏品轉為展示性蒐藏或教育性蒐藏，則需由典藏品清單中註銷。

 

標本文物因自然損壞而無法達到保存、研究的目的，移轉作為展示教育用途，或移轉至館外單位，皆需辦理註銷。

 

標本文物辦理註銷前，需經過承辦人、組長、館長簽名同意註銷。除標本文物移轉之外，自然損壞之標本註銷前建議需經過審議委員會討論。

 

辦理註銷的表格需同入館登錄的表格一同存放，以證明該標本文物已註銷。

 

附註：標本文物之註銷表格及流程尚未建立。

 

四、標本文物的借入

 

1.借入政策
本館因展示、教育或研究需要，得向研究機構、教育單位或個人借入標本文物，相關準則如下：

 

借入對象—不論機關團體或個人，皆須審選提供人，避免提供人藉以哄抬擁有物之市場價格。

 

借期—借入期限依所有權人訂定期限，惟考慮到本館之存放空間，以半年為期，必要時得以延長。展示標本則以相關展示內容之展期而定。

 

產權—凡借入標本文物，需確定其產地及產權明確，避免不必要之糾紛。

 

保險—除非提供人要求自行投保，本館會負責標本文物之保險及儲藏費用。

 

包裝及運送—標本文物的包裝及運送，原則上由本館負責，方式則可由雙方議定。

 

維護管理—借入期間，本館應視為本館典藏品，加以保管維護，並不得任意改變其原來狀況或型態。

 

2.借入程序
由展示單位或欲借入單位之承辦人填寫借入標本文物之申請單（附件尚未建立），敘明借入之目的、來源、期限及標本文物內容；後續相關作業則由研究典藏組負責與標本文物擁有者聯繫借入之程序及流程。

 

標本運送至本館，需由研究典藏組組長、研究典藏組承辦人及展示單位之承辦人會同，點收借入之標本文物；並填寫「狀況報告表」（附件尚未建立），發現任何異狀，需即刻由研究典藏組承辦人通知對方，待一切無誤後，始由研究典藏組點收。借入之標本點收完成後，移轉給展示單位使用。

 

借入之標本文物到期前，使用單位需將標本文物交還研究典藏組，研究典藏組需填寫「狀況報告表」，並辦理包裝、運送事宜。若發現借入之標本文物有損壞的情況，需聯絡擁有者，共同會商解決辦法。

 

五、標本文物借出

 

1.借出政策
本館蒐藏之標本文物以作為科學研究及保存人文、自然史之證據，借出對象僅限於研究機構或學術單位，借出之標本文物不得使用於教學、展示、非科學性活動或私人利益使用，非研究性之標本文物則不再此限。

 

未登錄之標本文物不得借出。本館借出予不同單位之蒐藏品總件數不得超過總蒐藏量之一半。單一機構需借出大量標本文物時，鼓勵其來館使用，若因故不能來館，則盡量以分批方式借出，前一批標本安全歸還後，再借出下一批。具有獨特性、特有之蒐藏品，或模式標本，應儘可能不外借，以上所列之蒐藏品若有嚴謹之研究計畫可依個案處理，經核可後借出。因研究需要而對標本文物造成狀態改變，無論大小皆須來函申請本館同意。標本皆出之期限為1年，如有必要應以書面申請延期，本館將酌情考量。所有標本文物之借出，本館有完全決定權，若發現物品遭受不當使用，本館有權終止借出。

 

2.借出條件
借方應書面同意保存或保護本館借出之標本文物，願意於借用期間對標本文物負起遺失或損傷之責任。本館借出之標本文物若總價值超過100美金，須在借出期間投保「wall to wall」保險，受益人為本館。

 

本館標本文物借出僅限於研究機構或學術單位，不借給個人。若有教師或研究生需借貸本館之標本文物，需有機關之書面證明及指導教授之保證書，指導教授對標本文物負有直接責任。非經本館許可，不得轉借第三者。

 

本館借出之標本文物，非經本館許可，不得複製。若因教學、研究或展示等公眾利益之需求，可來函申請。本館保有該物件之複製品、影像等版權。

 

由本館借出之標本文物，所發表之研究成果或刊物，需寄送至少3份供本館保存。

 

3.借出程序
研究或學術機構來函申請借出本館標本文物，由研究典藏組會辦該領域研究人員，送館長核可後始可辦理借出之程序。

 

根據申請書上所列之標本，由庫房管理人員至庫房提領典藏品，並在典藏品被移走的位置下方，放一張典藏品的書面文件。標本文物提領出後，庫房借出登記簿需登錄所有借出之標本文物，借出登記簿中並需記載借出之單位、使用者姓名、借出日期等基本資料。

 

標本包裝前，需仔細檢視標本文物之狀況，並與典藏品資料庫之紀錄比對，若發現標本文物狀況與資料庫之紀錄不相同，則需填寫「狀況報告表」，附在本館借出清單作為證明文件，並同時更新資料庫中之紀錄。若有典藏品的性質或狀況特殊，需額外註記或保護者，在借出文件中以附件加以說明。完成此程序後再加以包裝。

 

包裝的標本文物內，需附有標本文物清單、狀況報告表、特殊性質或材質、需額外保護等之證明文件。

 

另需以信封掛號郵寄標本文物清單、狀況報告表、額外保護之證明文件，並須有一份標本文物簽收回函，此回函需寄回本館存檔。

 

4.借貸品歸還本館
由借貸檔案中找出該批標本文物借出之檔案，小心解開包裹，並將所有材料統一放置，待標本文物驗收完成後才丟棄。

 

檢視該批標本在文物典藏資料庫中的紀錄，並檢視該批標本之狀況報告表，核對該批標本之狀況，若一切無誤，則發函該單位借貸關係已結束。但若有標本文物經檢視後發現新增之破損，則需紀錄、拍照並釐清責任歸屬。

 

新歸還之標本文物需經過最基本的除蟲、薰蒸過程始得歸入原儲放廚櫃。

 

六、標本文物的安全維護

 

（1）鑰匙管理—本館各典藏庫房有庫房鑰匙1付及保全卡片1張，由研究典藏組承辦人員保存。相關人員如有需要進入庫房時，由承辦人員或組長陪同進入。

 

（2）人員管理—除本館研究典藏組人員以外，其他人員要進入庫房皆須研究典藏組人員陪同始可進入。

 

（3）使用須知—入庫前先填寫入庫紀錄表，庫房內嚴禁飲食、煙火及攜帶爆裂物、易燃品進入庫房內。

 

（4）標本出庫紀錄—本館人員暫時借用標本文物使用（2週為限），需填寫標本借出卡，標本借出卡3聯，1聯由借出人持有，第2聯由庫房管理人員持有，第3聯放在標本文物被移走的位置。待標本回庫後，將第2、3聯註銷後存檔。

 

（5）清點—研究典藏組每年需將典藏品抽點2次，分別於年中及年末執行。全部典藏品之清點，則可視需要實施。

 

（6）損失處理—標本有遺失或毀損狀況，需填寫清楚之報告，提出解決方案，並嚴防再犯。

 

七、標本文物使用

 

1.使用原則
基於研究、展示或標本維護的需要，相關人員需進入典藏庫房取出標本文物，先提供影像檔供使用者查詢，確定清單及數量後，再進入庫房領取。

 

對象—從事研究、展示或維護管理之相關人員，皆可進入庫房內領取標本文物至工作室中使用。

 

時間—研究典藏組人員正常上班時間。

 

取用範圍—易損壞物品不宜搬動，大型標本文物不易搬動，建議在庫房內使用，其他標本文物可以搬運到工作室中使用。

 

標本文物持拿之一般原則如下：

 

※持拿標本時，務必保持雙手乾淨或戴上棉質手套，並且必須以雙手持拿標本。

 

※同時拿取兩件以上之標本文物時，不宜以雙手持拿，應放置在塑膠盒內再抬至工作區使用。

 

※標本進出典藏庫房，請用推車裝載標本。

 

※標本文物工作區不得飲食。

 

※要進入庫房取用標本文物時，需向研究典藏組承辦人

 

員領取鑰匙，填寫鑰匙使用紀錄，並遵守進入庫房之規範。

 

※使用標本時，不得任意損傷標本或改變標本的狀態。

 

2.蒐藏區之使用規定
正常上班時間內，本館同仁因研究或工作上需要，皆可申請進入本館典藏庫房內進行標本文物之研究檢視。若館外人士欲進入本館典藏庫房，需有本館研究人員或庫房管理人員陪同。

 

3.展示使用
使用於本館展示場所之典藏品可能為原物或複製品，作為展示的典藏品職權上仍屬於研究典藏組。標本文物由典藏庫房搬出時，需由研究典藏組承辦人員陪同，在本館場地展示期限內由展示教育組負責典藏品之保管維護責任，惟在展示場地之間的移動需研究典藏組承辦人員在場始得進行。

 

4.科教用途
屬於本館展示性或教育性蒐藏之標本文物，可由展示教育組或研究典藏組保管，使用及展示過程由各組簽請館長核示即可使用。

 

5.商業用途
本館之研究性、展示性或教育性蒐藏皆屬於公家財產，不得用於商業用途。

 

八、標本文物購藏及捐贈作業流程

 

1.10萬元以下之標本文物蒐藏作業流程
由民眾、學者建議或本館同仁建議，購買10萬元以下標本文物之作業流程如下：

 

※由研究典藏組或其他同仁或研究人員進行標本文物之初步評估。

 

※填寫標本文物入藏評估表及標本文物擬入藏評鑑表等兩份文件。

 

※經本館委託1位以上學者評估，或由本館研究人員評估，評估後之審查意見簽送館長核示。

 

※若裁示蒐藏此項標本文物，依採購程序收購。

 

※收購時，需請標本文物原所有人簽付款領據、具結書，並於擬入藏評鑑表上簽名。

 

※採購並核銷完成後，標本文物及相關文件資料轉交研究典藏組，進行標本入庫流程。

 

2.10萬元以上之標本文物蒐藏作業流程
由民眾、學者建議或本館同仁建議，購買10萬元以上標本文物之作業流程如下：

 

※由研究典藏組或其他同仁或研究人員進行標本文物之初步評估。

 

※填寫標本文物入藏評估表及標本文物擬入藏評鑑表等兩份文件。

 

※由本館邀集2位以上之學者，組成評鑑委員會，經委員討論決議之意見，簽請館長核示。

 

※若裁示蒐藏此項標本，則依政府採購法相關法規，整理採購文件，

 

※除採購法相關文件之外，另需請原所有人簽付款領據、具結書，並於擬入藏評鑑表上簽名。

 

※採購並核銷完成後，標本文物及相關文件資料轉交研究典藏組，進行標本入庫流程。

 

3.標本文物捐贈流程
由民眾、學者主動捐贈標本文物之作業流程如下：

 

※由研究典藏組或其他同仁或研究人員進行標本文物之初步評估。

 

※填寫標本文物入藏評估表及標本文物擬入藏評鑑表等兩份文件。

 

※由本館邀集1位以上之學者，或由本館研究人員評估，評估後之審查意見簽送館長核示。

 

※若裁示接受此項標本文物之捐贈，則填寫捐贈書（正副本）、標本文物擬入藏評鑑表。捐贈契約正本由館方收藏，交典藏管理人員；副本經裁決後蓋關防，交由捐贈者收執。

 

※標本文物捐贈流程完成後，由館方邀集2位以上學者，組成評鑑委員會，針對捐贈文物進行分類。

 

※評鑑結果若屬於研究性蒐藏，則連同相關文件交付典藏庫房管理人員，進行標本文物之入庫流程。

 

九、標本文物登錄、入庫作業流程

 

本館預定蒐藏之標本文物，視其入館之目的，將之區分為登錄之藏品及非登錄之藏品。

 

登錄之藏品，指依照正常登錄、入庫程序入藏之典藏品，為本館永久典藏之標本文物，本館有責任適當的保管、維護，並建立完整的檔案，並且提供學術研究使用或公開展示。已登錄之典藏品若受到損壞，必須註銷，需要經過文物修復、重複的審查及確認，確定無法達到典藏之目的，才能加以註銷。

 

非登錄之典藏品，指本館於收受標本文物時，由審查委員評估，列為展示性或教育性之標本文物；或因配合展示或研究所需而複製的複製品。由於視為消耗性典藏品，因此註銷程序具有機動性。

 

登錄性藏品登錄之作業流程如下：

 

1.標本文件
購買之標本文物需請提供者備妥價目單、照片、標本來源、尺寸、名稱及背景資料，並填寫標本文物入藏評估表、標本文物擬入藏評鑑表，供研究人員或審查委員審核。若為捐贈之標本，除價目單外，其他相關資料亦應備妥供審查委員審核。

 

2.標本驗收
購買之標本需按行政程序進行核銷或驗收，捐贈之標本若為高價值或列管之標本，需按行政程序驗收，若為一般性標本，則由研究典藏組簽由主管核示後進行收藏。

 

3.清除包裝
標本文物驗收後，需仔細、小心清除包裝，確認所有標本文物之附件，查驗標本狀態，有無蟲害或霉害等。若狀態不良或蟲害、霉害嚴重，不得進入典藏庫房，需立即進行適當的處理。

 

4.登錄文件
本館標本文物編流水號，填寫本館典藏品之「文物基本資料表」。若標本文物之損害嚴重，需另外填寫標本文物狀態報告表。連同其他相關文件，交由庫房典藏人員收執。

 

5.標本拍照
每一件標本文物皆須拍照存檔，以正面為基本，可加拍側面、背面或其他特殊部位。

 

6.掛文物牌
製作文物牌，文物牌上至少需有登錄號、標本名稱、基本資料、入庫日期、標本影像等，以無酸棉線懸掛在標本文物上。

 

7.資料建檔
將上述資料輸入文物典藏資料庫建檔。

 

8.標本入庫
標本文物入庫前先行清潔，選擇適當的材質包裝或墊在標本文物下方，放置在適當的標本文物檔案櫃內，以平穩、安全不傷害標本文物為原則。